Elektronikus dokumentumkezelés könyvelők szemét (videó) - Számvitel Online
Idén májusban egy történelmi esemény - Oroszországban volt kitéve, és elküldte az első elektronikus jogilag jelentős számlát. Ezen a napon, a gazdasági szervezetek az ország képes volt elhagyni a papír alapú dokumentumok maradéktalanul elsődleges és a számlákat elektronikus formában. Azonban még adóellenőrzések a dokumentumokat nem kell, hogy a nyomtatandó papírt (lásd. „A leggyakoribb igazoló dokumentumok beolvasására, és elküldi az ellenőrzés a TCS”). Úgy tűnik, hogy egy ilyen lehetőség - egy nagy áldás a számviteli szakemberek. Azonban események, ahol a megvilágított elektronikus dokumentumkezelés (EDM), gyakran hallani könyvelők replika, hogy az elektronikus dokumentum túl drága, összehasonlítva a papírt. Arról, hogy milyen is az, meg az könyvelők és menedzserek, akik már átállt az elektronikus dokumentumkezelés ( „DiaDoc” rendszer).
Az elektronikus dokumentumok többször olcsóbb, mint a papír
A következtetés vonható le egy interjú megkérdezett könyvelők és menedzserek, a következő: a magas költségek elektronikus dokumentum - ez egy furcsa mítosz. Akkor még nyoma ered ez a mítosz. Replica „Drága!” Általában azt mondják azok, akik most kiderült, az átlagos költsége küld elektronikus dokumentum (ez függ a dokumentumok mennyisége küldött és 3-7 rubel) .Azonban nagyon egyszerű számítások megkérdezett azt mutatják, hogy az elektronikus dokumentum költségek sokkal olcsóbb papír . Mi a baj? Kik a jogait könyvelők?
Mi már régóta gondoltam ezt a jelenséget, és hirtelen felderengett minket: az emberek, akik hívják drága elektronikus dokumentum, azon a tényen alapul, hogy a papír a dokumentum ingyenes. Annyira megszokta, hogy azt, hogy soha nem gondolta, hogy mennyi a papír alapú dokumentumokat, és mennyibe kerül, hogy küldje el az ügyfélnek, illetve az ellenőrzést.
Dmitrij Lvov igazgatója, a vállalati szegmensben OJSC „Rostelecom” - makroregionális ág „Ural”:
- Ami a fiókunk dokumentumok száma, hogy mi vagyunk papíron aláírjuk ügyfeleinkkel a milliók havonta. Ha például, hogy szaporodnak az érték a levél egy lapon kinyomtatni, a szállítás, az ár egy szállítási változik 50-100 rubelt. Ez a teljes fordítását elektronikus dokumentum-szintű makroregionális ág „Ural” tudjuk menteni tízmillió rubelt egy hónap, és több száz millió rubelt egy év alatt. Figyelemre méltó elég pénz, ez a pénz, amelyre érdemes dolgozni bevezetéséről szóló elektronikus dokumentumkezelés.
Ljudmila Khomyakov, főkönyvelő a péksütemények nekik. Grigorovich (védjegy "King" és a "SOYUZPISCHEPROM"):
- Megtakarítás elektronikus dokumentum jön nem csak a különbség, hogy küldés / fogadás a papír alapú dokumentumokat és elektronikus dokumentum. A nagy probléma összefügg a munka networkerek. A hálózatépítő tartalmaz kiskereskedelmi üzletek minden városban Oroszország, így van, hogy hó végén nyomtatott szállítási dokumentumok és küldje el postán. Az összes szerződés előírta, hogy kifizetést csak az átvételt követően a szállítási okmányok, úgy, hogy a fizetési termékeink késik.
Ezen kívül, mivel a késedelmes kézhezvétele a számlák és a hibákat, amelyek lehetővé teszik a vállalkozók vagyunk, abban az időszakban, a vásárlás nem kap levonást a HÉA költségvetése mintegy 9 millió rubelt havonta. Az egyszerű üzemmód mintegy 3 millió rubelt havonta.
EDI időt takarít meg és védi az idegeket könyvelők
Egy másik nyilvánvaló előnye az elektronikus dokumentum - a teljes érdekében könyvelés, vagy a modern értelemben az optimalizálás a számviteli üzleti folyamat. Persze, egy jó könyvelő nyújt ilyen sorrendben, és amikor dolgozik papíralapú dokumentumokat. A kérdés csak az, hogy mennyi erőfeszítést kell majd költeni ezt, és hányszor hivatalban marad, miután a nap végén, mert a nap elment a záró a „farok” a félig ügyfelektől kapott papír alapú dokumentumok vagy munkahelyi papír archívumok, és jelentést kell elkészíteni a személyes időt.
Marina Pashkov helyettes főkönyvelő JSC "Kirov Plant":
- A csoporton belül a vállalati stratégia, a cég vezetése, hogy nekünk, könyvelők, azt a feladatot kapta, hogy csökkentse az idő a pénzügyi kimutatások elkészítésének, beleértve a konszolidált csoport. Miután megvizsgáltuk a fő oka akadályozza a gyors zárás a pénzügyi kimutatások, rájöttünk, hogy az egyik oka tökéletlen papír alapú dokumentum. Minden dokumentum megfelel a jóváhagyási eljárás a cég, majd át a másik fél - a leányvállalat, hanem átadja a jóváhagyási eljárás és csak ezután elvégzett könyvelési. Ha rossz regisztrációs valamennyi dokumentum visszakerül az ügyfél, és az egész eljárást és a jóváhagyás dokumentumok átadását kezdődik elölről. Vannak olyan esetek, amikor a dokumentumok elvesznek a tárgyalás alatt álló, vagy átadása az ügyfél és vissza kell állítani. Reméljük, hogy az elektronikus dokumentumok segítenek csökkenteni a felkészülési idő nyilatkozatok és nem csak. Arra számítunk, pozitív eredményeket csökkenti a munkaerő-input a készítmény és a koordináció, a dokumentumok előkészítése elektronikus adatbázisok és dokumentumok foglalkoznak adóhatóság alapvetően eltérő szinten elektronikusan.
Sergey Kulabuhov, IT-igazgatója JSC "Kirov Plant":
- élünk a XXI században. Már legalább tizenöt év, az összes dokumentumot készített számítógép segítségével digitális formában. Aztán ezek a dokumentumok nyomtatott, lefordítják a papíron, majd a papír ismét elmerül az elektronikus információs rendszer. Azaz, a beszkennelt dokumentumok átalakult elektronikus formában. A modern technológiák lehetővé teszik, hogy kizárják az üzleti folyamat működését és extra papír, hogy minden dokumentumot elektronikusan.
Ha beszélünk az eredményt, bevezetése EDI rendszerek lehetővé teszik számunkra, hogy elérni csökkentését időzítés bezárása időszakok és növeli a hatékonyságot és az átláthatóságot a csere alapdokumentumok a vállalatok. És persze, hogy csökkentsék a közvetlen és közvetett költségek ennek a folyamatnak.
Dmitrij Lvov igazgatója, a vállalati szegmensben OJSC „Rostelecom” - makroregionális ág „Ural”:
- Minden hónapban elvégzi a rendelést több millió szállítások, aláírjuk a dokumentumokat, és küldje el. A szokásos eljárás: küldje el postán az ügyfelek, várunk, az ügyfél úgy néz ki, hogy ha nincsenek problémák az e-mail küldött nekünk, mi is vár, ha minden épült, közvetlenül ezeket a dokumentumokat megy az archívumban. Elektronikus dokumentumkezelés előírja, hogy enyhén szólva, jelentősen felgyorsult a folyamat. Sőt, az elektronikus dokumentumok minden leírt eljárások - küldésére, fogadására illő - fordul elő csak egy pillanatra. Ez nagyon jó. Ez ismét szeretném hangsúlyozni, több millió példányban papír millió szállítások.
Ljudmila Khomyakov, főkönyvelő a péksütemények nekik. Grigorovich (védjegy "King" és a "SOYUZPISCHEPROM"):
- Papír dokumentum létrehoz egy nagy probléma, ha dolgozik a fájlt. Az általunk használt 30 papirrizsmák havonta, vagy legalább 360 csomag évente. Ha beszélünk az archív dokumentumok, ez körülbelül 2000 csomag öt év. Ezért a legnagyobb probléma akkor keletkezik, amikor a tartalmát az archív dokumentumok keresése, ebben az archívumban, és okmányok elvesztése alkalmazása során az archívumba.
Egy másik probléma a papír alapú dokumentumok - késedelmes kézhezvételét cselekmények megbékélés éves leltár idején. Ha beszélünk az e-mail, az adatbázisunkban a vállalkozók, körülbelül 50 ezer felek esetében, amelyek azt alá kell írnia egy nyilatkozatot megbékélés legkésőbb időpontját az éves jelentések. Nyilvánvaló, hogy annak érdekében, hogy az idő nem mindig lehetséges. Segítségével az elektronikus dokumentum akarjuk megoldani a problémát a megbékélés ügyfelekkel.
Felhívjuk figyelmét, hogy az előfizetőket „Kontur-extern” rendszerek most már kezd szabadon részt venni a teljes elektronikus dokumentum. Integrálása révén az „Kontur-extern” a „DiaDoc” Electronic Document Management System előfizetők „Circuit-extern” szabad küldeni és fogadni, 400 jogilag releváns elektronikus dokumentumokat partnereik, csatlakozik egy ilyen rendszereket. A részleteket lásd „A felhasználók a rendszer,” Circuit-extern „szabad cseréjét dokumentumok vállalkozók elektronikus formában.”