Unity dokumentumok szervezése a Dow és a megyei levéltár - studopediya
Felkészülés fájlok benyújtása az archív létesítmények későbbi tárolás és használat - a végső szakaszban a munka dokumentumokat a jelenlegi nyilvántartás.
A hosszú távú tárolására létrehozott dokumentumok vállalati archívum.
Ahhoz, hogy a tömörített elkülönített teljes munkaidős pozíció „levéltáros” vagy funkciók a fejét ebben a sorrendben rendelt az egyik alkalmazott, az illetékes hivatalban.
Az archív feladatok a következők:
· Recepció, felvétele és tárolása, a dokumentumok teljes nyilvántartás;
· Információk és hivatkozás munka levéltári dokumentumok a vállalkozás;
· Szervezeti és módszertani segítségnyújtás nyilvántartás.
Az ügyek átadása a megyei levéltárak végzik, mint általában, az ütemezésnek megfelelően kidolgozott vezetője a megyei levéltár (vagy a felelős személy archív), előzetesen egyeztetett a munkaközösség-vezetők és jóváhagyta az intézmény vezetője.
Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolás át a megyei levéltár nem vonatkoznak, és nem tárolhatók központilag az irodában, titkárság vagy más szolgáltatási ügynökség vagy hivatal felosztás. Kivételes esetekben a döntés a fejét a szervezet, akkor át a megyei levéltárak készletek, vagy a nómenklatúra ügyek, amely meghatározza a megyei levéltár.
A helyességét a kialakulását és nyilvántartási esetek, hogy megfelelnek-e az összeg leltár és nómenklatúra esetek ellenőrzött pre-fájl alkalmazottja, a szakaszában előkészítése esetek transzfer a megyei levéltárak osztályok. Ha a kialakulását és nyilvántartási ügyek meghatározott hátrányok dolgozók szerkezeti osztályok kötelesek eltávolítani őket.
Head esetben veszi megyei levéltár (Special Fellow archív), illetve a felelős személy archív jelenlétében a munkavállaló átadó szerkezeti egység,
Az ügyek átadása történik lista szerint annak mindkét példányban egymás ellen osztómű hivatkozást tartalmazzon az ő jelenléte a végén a leltár minden egyes esetben a számok és a betűk számát jelöli ténylegesen megkapta az archív esetek fogadása és továbbítása az esetekben, valamint az aláírásokat a személyzet a megyei levéltár és a személyek továbbította az ügyet. Ha kap (Értékpapír esetben igazolta a lapok számát az ügyben.
Együtt az ügyek a szerkezeti egységek a megyei levéltárak átkerülnek a PKK dokumentumok hajónapló, amelyek szerepelnek a jegyzékben külön tároló.
Jóváhagyását követően a készletek a tartós tárolás esetén a levéltári intézmény lehetővé teszi a létesítmény dokumentumok megsemmisítésére ideiglenes tárolási időszakok. Destruction készített dokumentumok cselekmények. Hatnak a kiosztás a megsemmisítése dokumentumok és fájlok által aláírt elnöke és tagjai az EK szerint a az intézmény vezetője.
Esetekben felkészült archiválási, kell fejezetek, számozott lap, kronológiai sorrendben az iratok megbízhatósági jegyzéket a lapok számát.
Dokumentumok megsemmisítése után gyártott átvételének időpontját ügyeit levéltár. Dokumentumok megsemmisítése, amely bizalmas információkat, dokumentumokat köszörüléssel a gép pusztulását papír és jelenlétében kerül sor tagjai a cikket.
Az eset a lejárt eltarthatósági kiválasztott megsemmisítésre aktust képez. Formája az eszköz elosztásáról a megsemmisítése dokumentumok, amelyek nem kell tárolni, gépelt és az arra vonatkozó általános szabályok a munka a megyei levéltár. A törvény tekinthető és jóváhagyta az ülésen CEC (EC) a szervezet által jóváhagyott, az EPA az intézmény archív szolgáltatást, akkor a szervezet vezetőjének, majd a szervezet joga, hogy elpusztítsa a dolgokat benne a törvényben.
Ebben az esetben a megfontolás és jóváhagyása rendeletek elosztásáról szóló dokumentumokat a pusztítás végzett csak együtt a felülvizsgálatát és jóváhagyását a készletek esetben állandó tárolás ugyanabban az időszakban.
A kisebb létesítmények, nem ad át a dokumentumokat az állami felügyelet és eldönteni azt a kérdést, tárolás és ártalmatlanítás esetben a szülői beleegyezés szervezetek hatnak elosztása a megsemmisítése dokumentumok, amelyeket nem kell tárolni, az csak előkészítés után az éves szakasza az összevont készletek Ügyek személyzet ugyanezen időszak alatt és jóváhagyásra az igazgató a szervezet, majd végzett a megsemmisítése a vonatkozó dokumentumokat. „A szervezet köteles rendszeresen leírja a dokumentumok személyzet és dokumentumok átmeneti tárolás (10 év alatt), hogy biztosítsák a biztonságot és a számvitel. „(Alapvető szabályok a megyei levéltárak, pp. 29).
Az elektronikus dokumentumok át archiválási eredményeként a vizsgálati értékük. Előkészítése során az elektronikus iratok továbbjut az archívumban a szervezet:
· Ellenőrizze a fizikai állapota a média az elektronikus dokumentumok és a minőségi információ rögzítésére;
· Ismertesse az elektronikus dokumentumok;
· Készítsünk egy sorozatot a dokumentációt.
technológiai leírás a „alapszabályai munka levéltári szervezetek” hiányzik.
A fejlődő POC technológiák, ideje és módja dokumentálja emlékeztetni kell arra, hogy a hosszú távú adattárolásra illékony cserélhető adathordozókon, mint a floppy lemezek, szükség gyakori, nem kevesebb, mint félévente, ellenőrzések és felülírja a tárolt adatokat az új média, két példányban.
Hosszú távú (10 év) tárolására archív adatok a merevlemezen is kockázatos, mert az esetleges hibák és a vírus ellen.
Jelenleg az egyetlen elfogadható hordozót rögzítésére archivált számítógép (elektronikus változat) dokumentumok lehet tekinteni, nem újraírható (dokumentumok nem lehet szerkeszteni!) Optikai lemez.
Fokozatosan, a gyakorlat azt mutatja, hogy az optikai lemez csak akkor hasznos tárolni ideiglenes dokumentumok (akár 10 év).
Az optikai meghajtók és egyéb tágas számítógépes média egyre gyakrabban használják a szervezetek egy működő példányt a mindennapi használatra, míg a papír alapú eredeti tartják az archívumban.
Kísérletek folynak a tároló a kis méret és a nagy kapacitású optikai lemezek elég dokumentumokat hosszabb eltarthatósági idő, mint a személyes fájlokat. De a jelenlegi fejlettségi szintje számítógépes technológiák, még a lehetőségét is az olvasás után 40-50 év rögzített ma lemezen számítógépen néz ki, szemben a papír alapú dokumentum, problematikus.
Az alapvető elszámolási egység és dokumentumok tárolására számítógépes adathordozón a szervezet egy adatfájlt.
Alapdokumentum keletkezett adatok regisztrációs folyamat.
Dokumentum tárolási időszakok nem alakjától függ, ezek létezéséről - papíron vagy elektronikus - és úgy definiáljuk, mint már említettük, egy speciális kézikönyv - a dokumentumok listája a tárolási idő (standard és megyei). Ezen kívül van egy sor esetben az egyes szervezetekben. Azt is be a számítógépbe, és egy független táblát az adatbázisban dokumentumok a szervezet.
Az év végéig rendezni irodai ügyek valamennyi dokumentum az intézmények adatbázis képződött az év folyamán a folyamat regisztrációs dokumentumokat. Adatok a dokumentumokat a szervezet az elmúlt évben összeállítására használják leltárt összes dokumentum a csoport-ment Bizottság. A ládában dokumentumok vannak elrendezve a beérkezés sorrendjében (többnyire időrendi sorrendben). Azokban az esetekben, állandó és hosszú távú tárolására dokumentumok listáját is nyomtatott anyagok belső leltár és benyújtani elején a helyzet.
Levéltári szabályok biztosítják létrehozását készletek esetek állandó és hosszú távú tárolási időszakok. A rendelkezésre álló automatizált elszámolási rendszer lehetővé teszi, hogy podokumentnye leltár, amely korábban lehetetlen a hagyományos papír alapú miatt munkaerő-ráfordítást. Egy ilyen leltár sokkal könnyebb és gyorsabb, hogy megtalálják a szükséges dokumentumokat al-khivai és biztosítja a nyilvántartási és a megőrzés.
Abban az esetben, a dokumentumok átadását az állami felügyelet kérésére a levéltári hatósággal alapján podokumentnyh készletek könnyen kialakítható általános leltárt esetén állandó és hosszú távú tárolási időszakok.