E-learning tanfolyam dhow
Tárgy 8. keletkezése és tárolása esetben.
A tanulmány célja az: a tanulmány kialakulásának ügyek; megismerése a fő munkafázisokat a dokumentumok elkészítése az archiválás.
Tanulmányi kérdések:
1. Szerkesztési ügyek nómenklatúra.
2. A formáció és nyilvántartási ügyek
3. elkészítése és benyújtása dokumentumok archiválására.
Szerkesztési ügyek nómenklatúra.
A hatékonyság a szervezet ennek bejelentés nagyrészt előre, hogy milyen átgondolt körű vállalati üzleti. Kimosott nómenklatúra szisztematikus névsorát esetben éren a szervezetben, annak megjelölésével, hogy a tárolási idő. Másfelől, az ügy egy gyűjtemény a dokumentumok vagy dokumentum vonatkozó egyetlen tárgy vagy tevékenységi területre helyezni egy külön mappába. Ez a meghatározás, vagy az IEC 51141-98 „papírmunka és az archiválást. Kifejezések és meghatározások „(a továbbiakban - GOST R 51141-98).
A nómenklatúra ügyek készül optimális elosztása dokumentumok és a kialakulása az esetek, és végül -, hogy biztosítsák a hatékony lehívását dokumentumok során a napi munka velük.
A kisebb szervezetek, amelyek nem rendelkeznek a szerkezeti egysége, nómenklatúra kidolgozni. Általános szabály, hogy az adminisztratív asszisztens. Konszolidált nómenklatúra egy nagy szervezet egyházi szolgálat. A következő egy formája nómenklatúra ügyek a szállítási dokumentumok nem állami tároló.
Ha a szervezet adja ki a dokumentumot, hogy az állami felügyelet, koordináció szükséges nómenklatúra ügyeit az Expert-ellenőrzési Bizottság (EIC) Állami Levéltár.
Egy példaértékű elrendezése szakaszok összefoglaló nómenklatúra ügyek a következők lehetnek: Iroda, a termelés és a műszaki osztály, a munkaerő-osztály és a bér, számvitel, humán erőforrás osztály, karbantartási részleg.
Konszolidált nómenklatúra ügyek tartalmaznia kell fejlécet minden dokumentumot termelt a szervezet munkájában. Nem szerepel a nómenklatúra ügyek közleményei fejlécek (árak, könyvtárak, és így tovább. N.). Rovatok esetek nem megoldott egy adott évben kell tekinteni ügyekben vált, és be kell vezetni a nómenklatúra ügyek szervezet jövő év azonos indexszel.
A nómenklatúra ügyek szervezet nyomtatott néhány példányban. Az elsőfokú (kontroll) tartjuk az irodában, a másodikkal egy működő példányt, a harmadik pedig a felelős személy archivált számviteli okmány, a negyedik - az Állami Levéltár, amely ezeket az iratokat a szervezet.
Kialakulását és nyilvántartási ügyek
Képződése ügyek - csoportosulása végrehajtott iratok szerint a nómenklatúra és ügyek rendezési dokumentumok esetében.
Egységes követelményeket a kialakulását és nyilvántartási meghatározott esetekben az állami rendszerét dokumentumfilm karbantartási menedzsment (GDLN), amely jóváhagyta a Glavarhiva Szovjetunióban május 25, 1988 száma 33. Ez a rendszer már megjelent a szovjet időkben, de mégis, még mindig érvényben van .
Kialakulása ügyek meg kell felelniük a következő alapkövetelményeknek: gyors keresés a dokumentumok; megbízhatóságát dokumentumfilm menedzsment szolgáltatás; megőrzése dokumentumokat.
Szerint GDLN kialakulását ügyek kellene központilag irányítják a bejegyzés helye dokumentumokat. Alapja a kialakulását ügyek nómenklatúra esetek, illetve a szervezet vagy leányvállalatai.
A létesítmény az ügyek az alábbi műveleteket:
eloszlása és elrendezése végrehajtott iratok;
helyét dokumentumokhoz azokban az esetekben sorrendben;
tervezés kiterjed azokra az esetekre.
Minden esetben jön az egyik dokumentum a kérdésben, egy eltartható. Abban az esetben egyszerre csak a végrehajtási dokumentumok (eredeti vagy hiteles másolat). A dokumentumok az állandó vagy ideiglenes tárolási időszakok vannak csoportosítva külön ügy.
Amennyiben a dokumentumok vannak csoportosítva egy naptári év. Kivételek haladnak a dolgok, amelyben csoportosítja a dokumentumok több évre (például a személyes fájlok).
Az iratok elrendezése egy bizonyos sorrendben: az első, tegye a fő dokumentum és a hozzá kapcsolódó alkalmazást, majd kronológiai sorrendben, a dokumentumok, hogy a felmerülő oldat formájában.
Mellékletek csatolt dokumentumok bejegyzések időpontjától függetlenül a jóváhagyás, vagy rajzot, amelyhez kapcsolódnak.
Levelezés csoportosított abban a naptári évben, és időrendi sorrendben. Megrendelések személyzet elkészült a helyzet feltételeinek megfelelően tárolásuk. Megbízások (megrendelések) a foglalkoztatás, áthelyezésére, promóció, hosszú utazás, a névváltoztatás vannak csoportosítva egy eset.
Megrendelések szabadság, hasznosítás, a rövid távú üzleti utak - egy másik kérdés. Osztott képződését ügyek miatt van különbség eltarthatóság: eltarthatósága az első csoport a dokumentumok 75 éves, a második - 5.
Minden dokumentum kerül abban az esetben, meg kell felelnie a követelményeknek állami szabványoknak és egyéb előírásoknak. Dokumentumokat nem húzott vissza a végrehajtónak, hogy véglegesítse.
Az a tény, nem tartalmazhat több, mint 250 lap, a teljes vastagsága nem több, mint 40 mm.
Regisztráció esetben - az ügyek előkészítésére tárolási összhangban megállapított szabályokat.
Regisztráció esetek kezdődik az intézmények a szervezetükben, és végül áttölteni az archív végén a naptári évben, amelyben azokat nyitni. Így egy adott ügy olyan összetett művek Saddle dokumentumok számozása lapok elkészítése megbízhatósági címkék előállítására (bizonyos esetekben), belső nyilvántartási dokumentumok a borítóján a finomítás üzleti szervezet neve, nyilvántartási az index, így címoldalára, stb
Így ügyek tartott alkalmazottak szolgálati dokumentumfilm karbantartó szervezetek és megosztottság.
Az esetek benyújtani a kemény fedél, a lapok vannak számlálva. Végén a biztosítási tevékenység felirattal kerül egy külön lapon. A legértékesebb dokumentumok (pl, kéziratok, stb) nem összevarrjuk, és tedd egy mappába, vagy dobozban.
Felirata megbízhatósági (lemez-tanú) van elhelyezve a végén a helyzet.
Cover esetek teszik ki követelményeivel összhangban GOST 17914-72. A feliratokat a fedelet kell írva egyértelműen, tintával.
Miután vége az év esetében az állandó és ideiglenes (10 év alatt) eltartható felelős személyek dolgozik dokumentumokat bontások, elkészítette a leltárt az esetek átkerüljön az archívumban. Külön összeállított listán fel a személyzeti szervezet.
Minden esetben fel kell tüntetni a leltár alapján külön sorozatszámot. Inventory által jóváhagyott a szervezet vezetőjének. Jóváhagyása előtt a leltár jóvá kell hagynia az EK-szervezet. Ha ezeket az okmányokat át az Állami Levéltár, hogy ilyen esetekben a leltár egyeztetett (jóváhagyott) EPA levéltári szervezet.
Éves készletek válaszfalak Affairs, amelyet el kell küldeni az állami archívumok, nyomtatott négyszeres. Leltár esetek maradnak az archív szervezet, nyomtatott példányban.
A szervezet a fájl továbbított esetek állandó és ideiglenes (10 év alatt) tárolására, valamint azokat az eseteket az alkalmazottak év befejezése után a munka velük felosztás. átmeneti tárolás esetén (10 éves) át a levéltár saját belátása szerint a szervezet vezetése (elszámolni archív képességek, frekvencia, olvassa el a dokumentumokat az elmúlt években, stb.)
Dokumentumok, mint már említettük, hogy az archívum a vizsgálat után a hasznosság és bemutatása esetekben az állandó és ideiglenes tárolása (10 év), a készletek által jóváhagyott, a szakértői bizottság a szervezet. átmeneti tárolás esetén (akár 10 év között), hogy a nómenklatúra ügyek.
Ha az egyes esetekben meg kell hagyni, vagy hogy a jelenlegi munka, a szervezet állít össze archív kérdés ilyen esetben ideiglenes használatra. archív alkalmazottja, figyelembe véve a helyzet, gondosan ellenőrzi minden esetben a listában, ellenőrizze a helyességét a kialakulása és regisztráció a helyzet.
Együtt a munkálatok az archívumban át a regisztrációs kártyát átadják dokumentumok tölteniük a referencia fájlrendszert.
Az átruházás előtt az állami levéltárak dokumentumokhoz közraktározás, tárolja az archívumban szervezetek és vállalkozások meghatározott határidőn belül Glavarhivom Oroszországban. A határidő lejárta után a dokumentumot alá közraktározásra által továbbított jogszabály a levéltárak szervezetek és vállalatok az állami levéltár.
Irányítását és ellenőrzését, a helyes kialakulását ügyek alkörzetekben hordozzák a székhelye, és a fejét az archívumban.
A dokumentumokat kell tartani esetek egy részében összhangban jóváhagyott nómenklatúra. Ehhez hozzá a szükséges helyiségeket, ahol szerelt zárható szekrények (táblázatok) a teljes biztonság érdekében a dokumentumokat. A dokumentumokat az alkalmatlan erre a célra munkaterületek tilos.
Annak érdekében, hogy gyors visszakeresése dokumentumok a szekrény ajtaját (belülről) tartja példányban a nómenklatúra ügyek, valamint a hátán a takarót meghatározott esetekben az esetek száma nómenklatúra szerint. Szekrények (táblázatok) is fel vannak szerelve olyan eszközökkel tömítő.
Elkészítése és benyújtása dokumentumok archiválására.
Előállítás végrehajtott dokumentumoknak az ezt követő tárolás a végső szakaszban a folyamat munkafolyamat. A fő célja a dokumentumok tárolása - a teremtés azok használatának feltételeiről a referencia intézmények munkájában, és a befejezése a Nemzeti Levéltári Alap az Orosz Föderáció.
Előállítás végrehajtott dokumentumok a tároló tartalmazza:
- vizsgálat értéke dokumentumok
- regisztrációs dokumentumokat átadják az archívum
- elkészítése dokumentumok listáját az állandó és hosszú távú tárolás;
- megőrzése ügyek;
- Az ügyek átadása az archívumba.
Dokumentumok érték vizsgálata - válogatott dokumentumok tárolására állami vagy beállítási határidőket a tárolás. Általános szabály, hogy a kötelezettséget, hogy átadja a dokumentumot az Állami Levéltár, kezében van az állami és önkormányzati szervek.
Szervezése és lebonyolítása a vizsgálat értékét dokumentumok és kiválasztás azok átadása az állami felügyelet, valamint figyelemmel kíséri és módszertani segítséget a vizsgát a minisztériumok és hozzanak létre egy állandó központi szakértői bizottság (CEC). Más szervezetek, hogy hozzanak létre egy állandó szakértői Bizottság (EB).
A szakértő bizottság által létrehozott végzésével a fejét a szervezet közül a legtöbb szakmunkás az összeg nem kevesebb, mint három személy. Szakértői Bizottság munkáját, szem előtt tartva kell a rendeletek az Archive Alap, az Orosz Föderáció, a követelmények a GDLN, megrendelések a Szövetségi Levéltári Szolgálat Oroszország, szabályozási útmutatókat által kidolgozott archiválási hatóságok tipikus dokumentumok listája azok megőrzése és három óra.
átmeneti tárolás (több mint 10 év);
átmeneti tárolás (legfeljebb 10 éves);
meg kell semmisíteni, mivel a lejárati időt.
Az ügy az állandó és ideiglenes tárolása (10 év alatt), mint általában, található az archívumban a szervezet. Azonban, ha a dokumentumokat, mondjuk, történeti vagy tudományos értéket, a cég küldi őket, hogy az állam vagy a települési archívumban. Persze, feltéve, hogy aláírt egy megfelelő megállapodást. Az átadás végezzük a készletek.
átmeneti tárolás esetén (10 év) központilag tárolja a szervezetben, és a végén a megőrzési időszak elpusztulnak.
Megsemmisítése dokumentumok és fájlok kidolgozott jogszabály.
Destruction esetek lejárt eltarthatósági idő, miután besorolása „titkos”, „csak belső használatra”, „Bizalmas”, megfelelően elvégzett különleges utasításokat.
Minden esetben a kiválasztott archiválásra, a következőképpen készítjük:
dokumentumokat átalakítja és rendezett időrendi sorrendben;
számozott listákat esetekben a jobb felső sarokban;
végén a biztosítási tevékenység szegély lemez, ami azt jelzi, a lapok számát abban az esetben,
a legfontosabb dokumentumok hazai leltár ügyek és szegély őket az elején az ügy;
a burkolatot, továbbá azt mutatják, a lapok száma, a szavatossági ideje a helyzet. Adja meg a címet és dátumot a szélsőséges esetekben.