„Titkársági munka” magazin
Napi titkár szembe az olyan fogalmak, mint a „klerikális”, „kellékek”, a „dokumentum”, stb De mi úgy tűnik, hogy egyszerű és egyértelmű, hogy Ön, mint egy szakértő, zavart okozhat a kollégák közötti.
Kínálunk egy rövid pillantást a leggyakrabban használt szakmai szempontból.
Ahhoz, hogy kisebb vagy nagyobb mértékben, szinte mindenki a szervezet iratkezelési már érintett, ennek eredményeként a hivatali feladatok ellátásával, meg kell hoznunk néhány döntést, és a szükséges intézkedések megtétele, amelyek részleteit dokumentált (rögzített különböző médiumok által létrehozott szabályok). Ennek következtében vannak olyan dokumentumok: a szabályozási (megrendelések, rendeletek, utasítások, határozatok), információs (levelek, jelentések, rendeletek), szervezeti (utasítások, rendeletek), számviteli, stb
Ennek alapján arra lehet következtetni, hogy a dokumentum - dokumentált adatok részleteit, amely lehetővé teszi az azonosítást, és rögzített egy kézzelfogható adathordozón.
Kellékek említett hivatalos okmányon a design elem. Információhordozó - anyagi tárgy felvételéhez használható és tárolására. Ebben az esetben a szerepe a papír (a papír alapú dokumentum) lehet anyagi tárgy, számítógéppel olvasható adathordozó (dokumentumok géppel olvasható formában), film és film (fólia és fényképek), stb
A titkár gyakran gyakorlatba szembesülnek egy írásbeli dokumentum (szöveges dokumentumot, az adatrögzítés bármely típusú írás) és az elektronikus dokumentumok (dokumentumok elektronikus formában a szükséges részleteket, hogy azonosítsa a hitelességét). Így írásos dokumentumok túlnyomórészt géppel (azaz írásos dokumentumok által létrehozott alkalmazásával technikai eszközökkel betűs szimbólumokkal). Egyes esetekben a dokumentum lehet kézzel írott (írásbeli dokumentum alkalmazásával jön létre kézírás karakter). Általános szabály, hogy ezek a dokumentumok hivatalos -, hogy hozzon létre egy jogi vagy természetes személy, akit és igazolt az előírt módon.
A létesítmény és nyilvántartási dokumentumok az irányadók törvények és rendeletek a Belarusz Köztársaság és a helyi szabályozási jogi aktusok (amely nem lehet ellentétes a jogszabályok és az állami normatív jogszabály). Ezért azt mondhatjuk, hogy a kiadott okmányon megsértése meghatározott követelményeknek a jogalkotási és szabályozási jogi aktusok a Belarusz Köztársaság nem lesz hivatalos, és nem lenne jogi erővel, mint a jogi érvényességét a dokumentum - ez a tulajdonság egy hivatalos dokumentumot adott neki a jelenlegi szabályozás a kompetencia és a szülő szervezet létrehozott regisztrációs folyamatot. Egyszerűen fogalmazva, ha annak érdekében, például nem lesz részleteket a „Dokumentum Dátum”, „Regisztrációs kód” és a „Signature”, a dokumentum nem lesz jogi ereje, és ennek megfelelően nem lesz képes arra kötelezni a művészek, hogy végre az előírt intézkedést.
Attól függően, hogy a szervezet sajátosságait, a titkár is szembe nem csak szöveges dokumentumokat (amely hang információt, amelyek bármilyen típusú levél vagy bármely rögzítési rendszer), hanem az alábbi dokumentumokat:
· Képi (információt tartalmazó kifejezve egy kép egy tárgy);
· Graphic (kép útján nyert vonalak, az agyvérzés és a fény és árnyék);
· Audiovizuális (amely képi és (vagy) az audio információ);
· Cinedocuments (képi vagy audiovizuális dokumentumok létrehozott filmes eszközökkel);
· Phonodocuments (amely hang információ, nyilván a felvételi rendszer);
· Ikonográfiai (amely túlnyomórészt kép műalkotások, vagy különleges művészi kép);
· Képdokumentum (vizuális létrehozott dokumentumok fotografikusan).
Azokban az esetekben, amelyekről az oktatás az irodai munka, a helyi rendeletek, az ügy képezhetők:
· A másolatok (dokumentumok, részben vagy egészben reprodukálni az információ egy másik dokumentum és annak minden megnyilvánulási formái, vagy azok egy részét);
· Kivonat hivatalos dokumentumok (másolata a hivatalos dokumentumot, amely reprodukálja részét, megfelelően igazolt);
· Ismétlődő (ismételt példányban eredeti hivatalos dokumentumok, létre, hogy pótolja az elveszett vagy megrongálódott és jogilag kötelező érvényű);
· Páros iratok (egy példányt a szaporodás).
Kérdések merülhetnek fel: van-e hiteles másolatát a hivatalos dokumentumot, az eredeti dokumentum? Mi a különbség az eredeti és hiteles dokumentum? Hivatkozással ismét a definíciók.
Ha arra gondolunk, hogy egy hitelesített másolatát hivatalos dokumentum - amelynek egy példányát viselik a szükséges adatokat, így ez jogilag kötelező érvényű, meg lehet mondani, hogy egy megfelelően hitelesített dokumentum másolata lesz hiteles dokumentum, de minden esetben nem lesz a script ( a script - ez az első vagy az egyetlen példányt a dokumentum).
Az utóbbi években, különösen a kisebb szervezetek körül az állam, gyakran találkozhat olyan helyzetben, amikor a titkár a fejét HR outsourcing, ezáltal szorosan együttműködik a személyzet dokumentumokat. Ebben a tekintetben szeretnék összpontosítani az olvasó figyelmét a különbség kifejezések, mint a személyes dokumentumok, személyes okmányok és személyi okmányok.
Személyes iratok - a dokumentum szerint egy személy körén kívül a hivatalos tevékenység, illetve a végrehajtás az állami feladatokat.
Tételezzük fel az alábbiakat. A vállalkozás úgy döntött, hogy létrehoz egy Museum of History: hogyan alakult ki, fejlesztették. A koncepció ötlete kerül nemcsak a történetet az ő tevékenységét, hanem az ott állók közül, a források megteremtése, ő tett jelentős mértékben hozzájárul a fejlődés és a jólét. Ehhez néhány alkalmazottak felkérik a személyes fotók, hangfelvételek, talán néhány kézirat, rajzok, stb Feltéve, hogy a dokumentumok és iratok lesz a személyes eredetű.
Ellentétben a személyes dokumentumok, amelyek által közvetlenül létrehozott tulajdonosok, a személyes dokumentum - megerősítő hivatalos dokumentum a személy azonosságát, és (vagy) a jogok, kötelezettségek, hivatali vagy társadalmi helyzete, amely egyéb információk életrajzi jellegű. Személyes okmányok között útlevél, születési anyakönyvi kivonat, házassági anyakönyvi kivonat, diákigazolvány, stb
Dokumentumok, amelyek tükrözik a munkaviszony a munkáltató a munkavállaló úgynevezett személyi okmányok.
Összefoglalva, szeretném megjegyezni, hogy folyékonyan szakmai szempontból, nem csak pozitív hatással van az üzleti titkár képet, hanem nagyban megkönnyíti a napi munkát.