Hozzon létre egy személyes megoszlását a MS Word és MS Excel

Állapítani, hogy a készítmény az elosztó használatával az egyesülés is szükség van egy bizonyos mennyiségű munkát (többnyire - az adatok előkészítése), de kiemelkedik a „kézi” szerkeszti a fájlt az alábbiak szerint:

Hogyan egyesítése mód dokumentumok

Az utolsó szükséges okmány levelezési lista, valamint a fő Körlevél dokumentumot úgy működik, mint egy sablont.

A levelezési lista tárolható Word táblázat, táblázatok, HTML, szöveg vagy adattábla DBMS - MS Access, dBase, FoxPro, vagy bármilyen más adatbázis, ahová a belépés számítógépén ODBC driver (Open Database Connectivity - nyílt interfész hozzáférést adatbázisokhoz ; ODBC illesztőprogram - modul, mely a ODBC funkció, amely lehetővé teszi, hogy az alkalmazások kölcsönhatásba az adatbázis). Úgy véljük, tárolja a levelezési listán nem szerepel az adatbázisban, de az MS Excel fájl. Ez a változat, a mi véleményünk, az optimális, mert egyrészt nem igényel különleges ismereteket adattároló elmélet, másrészt, mert a MS Excel maga is számos kényelmes eszköz feldolgozó és megjelenítő adatok (például például a szűrés vagy a válogatás). Azonban, amikor kiválasztják a környezetet is meg kell emlékezni a bizonyos korlátai, a rendelkezésre álló MS Excel az adatok tárolására. Különösen egyetlen lapra Excel (közvetlenül határozza meg a MS Excel könyv - ez a fájl, hogy használják az adatok feldolgozása és tárolása, viszont a könyv áll, több lap) nem tartalmazhat több, mint 65.536 sorok, így ha gratuláló barátlistádban (ügyfelek, a szavazók) meghaladja ezt a számot, és azt nem lehet logikailag osztva kisebb darabokra, majd tárolja az adatmennyiséget kell használni minden DBMS.

Merge dokumentum fő MS Word. A szöveges mezők vannak benne, a megfelelő oszlopokban az előfizetési listából ( „merge mezők”).

Elvégzése során az egyesülés minden sora egy levelezési lista viszont a következő műveleteket végzi:

„Elrendezés mező lakott értékekkel a következő sor;
„Tele az elrendezés hozzáadjuk a végén az eredmény dokumentumot.

Ha tippeket a listára MS Excel

MS Excel használ nagyszámú különböző logikai szabályok és kihagyások, gyakran rejtve maradnak a felhasználó. Ezért, hogy a generált lista volt alkalmas az egyesülési eljárás, ajánlott betartani néhány szabályt, amit adni az alábbiakban.

1. A bal felső sarkában egy adatok listáját kell helyezni a bal felső sarokban (A1-es cellában) lapon.

2. A nevek adatoszlopainak vannak elrendezve az első sorban a lap. Formázza a sejteket az első sorban kell állítani „Text” (Formátum menü ® sejtekben.). A Név oszlop nem ajánlott szóközök, vesszők idézőjelbe.

3. Ha formázni a lista nem volt teljes (minden tétel) vagy üres sorok teljesen üres oszlopokat. Egy üres sor vagy oszlop Excel tartják a végén a lista!

5. A levél, ahol feltöltött egy levelezési lista (ábra. 2, a lap „Adatbázis”), ne helyezze más adatot.

6. A listát minden sejtje célszerű beállítani a szöveges formátumban (ha ez nem lehetséges, akkor legalább - ugyanazt a formátumot a sejtek adatoszlopokhoz).

7. Szöveg adatokat nem tartalmazhat párosítatlan (lezáratlan) idézi.

8. szöveg adatok nem tartalmazhatnak szóközt, mielőtt a szöveg.

Megalakult a fő körlevél-dokumentum

Folytatva a példát elemzést. Tekintsük a következő lépéseket alkotó fő dokumentum, fúziós kész gratulálok elrendezést.

1. lépés: konvertálása szabályos fájl egy körlevél törzsdokumentuma. Nyissa meg a fájlt, amely tartalmazza az elrendezés üdvözlő ( „Template pozdravleniya.doc” fájl). Az Eszközök menü ® egyesítése. nyit az egyesítés ablakban, majd kattintson mellett a Create gombra. A legördülő menüből válassza ki a dokumentum fejléces. Ezt követően a képernyőn van egy másik párbeszédablak, amelyben meg kell kattintani aktív ablak (ha létrehoz egy dokumentum elrendezése „a semmiből”, hogy nyomja meg a gombot létrehozása a fő dokumentum). Zárja az egyesítés párbeszéd és nézd meg a változást az irányítás Word felület. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az új panel (Merge) az eszköztáron. Térjünk vissza a párbeszédet egyesülés (Eszközök menü ® egyesítése. Vagy gombra).

2. lépés: az adatok fogadására. A párbeszédablakban Egyesítés gombra kattintás mellett Get Data és a legördülő menüből válassza ki a Open Data Source (3.).

Az Open Data Source ablakban válassza ki azt a fájlt, ami tartalmazza a listán (ebben a példában - „MS Excel könyvek (* .xls)”) és maga a fájl (a mi esetünkben - „Pozdravleniya.xls” fájl). Ezután a képernyő közötti párbeszéd egy Excel munkafüzetet. Ha az Excel munkafüzet csak egy lapon és a lap - csak egy listát, majd a párbeszédablakban ki kell választania „A teljes lap”. Ha a lista már korábban kijelölt nevét (például adatbázis) - válassza ki a nevet.

Zárja az egyesítés párbeszéd. Most eszköztár gomb már elérhető hozzáadása adatmezőt. Ha megnyomjuk, a legördülő lista jelenik meg körlevélmezőket megfelelő adatoszlopod a listából (hasonlítsuk össze a lista látható. 2).

3. lépés: Helyezze a körlevélmezőket fő dokumentumban. Beszúrásához körlevélmezőket törzsdokumentumban meg kell mozgatni a kurzort arra a helyre, ahol el szeretné helyezni, és válassza ki a mezőt, kattintson a Hozzáadás a adatmezőt (4.). Válasszon betűtípust megjelenítő területen a szokásos módon.

Példánkban az elhelyezni kívánt kezelésének területén között rajz és sorban, „Gratulálok a születésnapját”, és állítsa mezőbe ugyanazt a betűtípust a szöveg a gratulációt.

Felkészülés körlevél törzsdokumentumban befejeződött. Miután elmentette a dokumentumot, akkor zárja be. Amikor újra megnyitja a kapcsolatot az adatforrás automatikusan, és a panel „egyesülő” jelenik meg az eszköztáron. Megjegyezzük, hogy a fő dokumentum információt tárol a könyvtárat, amelyet el kell helyezni az adatforrás fájlt. Ha a fájl törölték, vagy eltávolítani, ha a dokumentum megnyitásakor hibaüzenet jelenik meg.

Végrehajtása egyesülési eljárás

4. lépéssel Input érvényesítése. Mielőtt megalakult a végleges dokumentum hasznos nézni, hogyan fog kinézni. A 2. lépés után az eszköztár aktív lesz a navigációs gombok (5.), Amely lehetővé teszi, hogy mozogjon a sztringlistát, tekintse meg a megjelenését az adott oldalt a végleges dokumentum.

Gombbal lehet váltani a kijelző mező / mezőértékeket neveket.

Szükséges, hogy ellenőrizze a megjelenését a végleges dokumentum listáját vonalak, amelyek a leghosszabb és a legrövidebb vonal. Továbbá meg kell ellenőrizni, hogy az oldalak számát, a kapott tömb dokumentumok teljes sorok számát a listában. Figyeljük meg, hogy ha a hossza a területen a fő dokumentum nem esik egybe a megfelelő string hossza a listán, a záródokumentum az oldal mogutsbivatsya (és akkor ott adódhatnak további „rossz” oldal). Eljárás a vitás kérdések eldöntésére - használata egy kis font megjelenítő mező a Word, vagy megváltoztatni a megjelenését a fő dokumentum, vagy módosíthatja a hossza egy adott értéket egy szöveges lista.

5. lépéssel Merge. Kezdeni az egyesülési eljárás, kattintson mellett a Merge gombra. (Elérhető az eszköztár és a párbeszéd merge). A képernyőn van egyesíteni párbeszédablakban (6.).

tartományban vonalak keresztül lehet kiválasztani a párbeszéd lista, amely megjelenik a kapott dokumentum, és válassza ki a kinevezése az egyesülés: új dokumentum közvetlenül a nyomtatót közvetlenül egy e-mailt. Révén a gombok kiválasztása bejegyzések megadhatja a logikai szabályok vonalak a listából. Válassza ki az új dokumentumot, és kattintson a Tovább gombra a Merge gombra.

Van egy automatikus megalakult a végleges dokumentum. A nevét az alapértelmezett dokumentum kiválasztása automatikusan, figyelembe véve a próbálkozások száma egyesület ( „Formy1”, „Formy2”, „Formy3”, és így tovább. D.).