5 tipp egy jó jelentést a helyzetét a projekt
Bármely cég, kicsi vagy nagy, a világos kommunikáció a személyzet és a szervezeti egységek. Dolgozó különböző feladatok és a képesség, hogy gyorsan tájékoztatja az érdekelt feleket az állapota a részek a projekt és a projekt egészére kötelező.
Alkalmazások a projekt menedzsment, mint a Basecamp és Trello megkönnyíti a feladatot, de néha szükség van, hogy írjon egy egyszerű helyzetéről szóló jelentése. Talán azt akarja a fejét, vagy meg kell megszerzése vagy megtartása érdekében a támogatást az érintett személy, vagy egyszerűen további információra van szüksége a kollégák.
Ez az útmutató fogja megvitatni 5 tipp, hogyan írhat egy minőségi jelentést ad a projekt. Ez öltheti az e-mail adatok, illetve hivatalos jelentés - és minden lehetséges formában hasznos javaslatokat az alábbiakban ismertetjük.
A tippeket megtudhatja, mit kell tennie, hogy megszervezze a legfontosabb gondolatokat és világosan kifejezni, és hogy elkerüljék a gyakori hibákat.
Az ilyen tanácsadás furcsának tűnhet, mert a végén, a feladat az, hogy a jelentés tájékoztatást, és nem kér érte. Valójában azonban kérdéseket elengedhetetlen.
Miért van ez a funkció fontos? Melyek a várt eredményt? Hogyan kell részletezni az információt? Mi kritikus, és mit lehet figyelmen kívül hagyni?
Valószínűleg a fejét az érdekesebb tudni, hogy ez hatással lesz az értékesítés és mennyibe került, de a technológiai részét kell bízni a szakemberek. Ez lesz a kezdete egy nagyobb projekt, hogy javítsa a helyszínen, és kölcsönhatásban áll az ügyfelek a hálózaton, vagy csak szórványos kezdeményezések? Fontos, hogy megértsük az elvárások és a történelem.
Talán az igények és elvárások már tudja. Vagy úgy tűnik, hogy tudja. Ha kétségei vannak - kérdez közvetlenül. Az egyértelműség lesz az elején az írás a jelentés, annál könnyebb lesz a folyamat.
Mivel szükség van, hogy megtudja, milyen formában előnyös potenciális kedvezményezett a jelentés. A legtöbb cég saját beszámolási standardok, amely egyszerűsíti a feladatot. Valaki, amely speciális szoftvert, mint StatusPath vagy Reportify. De ha még nincs ilyen előírások, akkor jobb, ha megtudja, legalább hozzávetőleges alakját és méretét a jelentést.
2. Fókuszban eredmények helyett tevékenységek
Egy természetes vágy jogállásáról szóló írás a jelentés benne leírt mindent, ami megtörtént a jelentés tárgya. Azonban ez nem éri meg. Ez a megközelítés vezet egy egyszerű átadása elkövetett akciók. Úgy tűnhet, fontos az Ön számára, de nem tesz különbséget a vezetést.
Annak ellenére, hogy minden cég a saját jelentési szabványok vannak kulcsfontosságú eleme, hogy fel kell venni mindegyik.
Előrelépés az ellenőrző pontokon. Ha a projekt gondosan megtervezett, akkor valószínű, hogy tekintve a megadott kezdési és befejezési időpontját, konkrét projekt műveleteket. Ezeket úgy kell szerepeltetni az adatszolgáltatásban, valamint jelzi, hogy a projekt illeszkedik a feltételeket. Ha néhány feladat még folyamatban vannak, akkor jelzi hajlandóságát százalékban kifejezve.
A legfontosabb kérdések. Még a jó tervezés, a legtöbb projekt megfeleljen a kihívásoknak az út mentén. Csábító downplay számuk vagy fontosak, különösen, ha a jelentés az ember komolyan érdekel a siker a projekt. De meg kell, hogy egyértelműen meghatározzák ezeket a problémákat az alábbi okok miatt:
- Az egyik fő feladata a projekt vezetője -, hogy segítsen megoldani a problémákat az a projekt végrehajtását. Az előbb a probléma lesz ismert - annál könnyebb lesz foglalkozni vele, az erőforrások, amelyek kiváló ember.
- Amennyiben a projekt a tervek szerint halad, akkor jobb lenne, ha előre ismert erről. A korai stádiumban meg lehet próbálni megoldást találni, és még mindig a határidők betartása, illetve bármely egyéb kiigazítások a projekthez. Az utolsó dolog, hogy minden projekt - ez egy olyan probléma, amiről megtudjuk, hogy az utolsó pillanatban.
Környező lépéseket. Amennyiben a jelentés beszélni a problémákat, meg kell próbálnunk, hogy javasoljon megoldásokat. Minden probléma, említi a jelentés, amelyet le a lépéseket, amelyek tervezik. Még ha a jelentés kér támogatást vagy segítséget, ajánlatot legalább egy vázlatot tervet.
Azt is érdemes megemlíteni, az ütemezett feladatokat. Például azt tervezte, hogy mielőtt a következő jelentést? Mi a következő mérföldkő a projektben. A jelentés világossá kell tenni, ha a projekt halad.
Egyszerű gráf képes ékesszólóan írja le a helyzetét a projekt, mint egy pár oldalnyi szöveget. Megtalálható a megfelelő képalkotó eszköz bármilyen információt. Például:
- Színes mutatók. Használja alapszínek: vörös, sárga és zöld jelölni az állapotát a projekt és az egyes feladatokat. Magyarázat nélkül is világos, hogy a probléma pirossal késésben van.
- Histograms. Egyszerűen és világosan mutatják a mértéke az egyes feladatok. Leggyakrabban százalékában.
- Gantt diagram. A leggyakoribb eszköze a projekt menedzsment, mutatja az időt tervet a projekt és ennek mértékét a teljesség. Felhívja a lényeg nem az, hogy túl sok információt egy grafikonon. Az információs túlterhelés miatt olvashatatlan chart.
- Chart problémákat. Ez az eszköz nem kell mindig, de néha van értelme fenntartani egy listát a kérdés, hogy végrehajtása során történt a projekt, valamint jelölje a közülük már megoldódott, és hogyan.
Ha a vállalati szabványok nem igényel egy bizonyos térfogatot a jelentés, a jelentés kell tenni a lehető legrövidebb. Képzelje magát az olvasó - az a célja, hogy képet alkothassunk a projekt a lehető leghamarabb.
Ha szükség lesz további információkat - így készül. Rövid jelentés legyen nagy mennyiségű információ a projekt. Szervezze meg előre, abban az esetben az olvasó bármilyen kérdése van.
Gyakran előfordul, hogy beszámol az állapotáról benyújtott ülései előtt vagy közvetlenül érintik őket. Természetesen meg kell, hogy készüljön fel arra, hogy a jelentés megkérdőjelezi a projekt. Próbáld megérteni, hogy lehet felkelteni az érdeklődést a közönség, és előkészíti anyagok és válaszokat előre. Még ha nincs rájuk szükség, akkor sokkal magabiztosabb.
Alább látható egy példa a nagyon rövid jelentést az állapotát a projekt készült a következő szabályokat. Használd, mint egy emlékeztetőt a fő részből áll. És ne feledd az alapvető szabályok:
- Tegyen fel kérdéseket
- Eredmények helyett akciók
- kulcselemei
- megjelenítés
- Mutassa be a szükséges minimum - maximum információnk
