Módszerek munkafolyamat - a különböző tudományágak az Ön számára
iratkezelési gyakorlat a szervezetekben
Szinte minden vállalkozás, különösen a vállalkozások állami alárendeltség, vannak közös részek. Nevük változik - ez lehet egy általános irodai részleg, általános osztály, ügykezelő stb de ami a legfontosabb - a lényege a szétválás ugyanaz marad minden vállalkozás, függetlenül a neve, és ez a szervezet a dokumentum áramlási a vállalati (rendelések, utasítások, levelek, stb.) Tekintsük a főbb dokumentumok attribútumok dokumentumok, dokumentum-flow és a munka működéséhez használt ilyen egység. Amellett, hogy a központi dokumentum egy nagyvállalat, vannak speciális munkafolyamat (vállalati részlegek, osztályok szakosodott iroda, stb.)
Az alapelvek a szervezet irodai munka
Ez a rész tartalmazza az alapelveket, amelyek fenntartható és menedzselt dokumentum a szervezet számára. Mindegyikük a szakirodalomban leírt, és ismert, hogy szinte minden a vezetők, de a gyakorlat azt mutatja, ezek gyakran megsértik.
Az alapelv az, hogy egy dokumentumot senki nincs helyi levéltár dokumentumokat. Bármilyen beérkező dokumentum nem fogott az általános archív dokumentumok egy potenciális ügyfél nem teljesítése. A szervezet megfelelő szolgáltatást, azaz a Hivatal, amelynek feladata a hiányt pótolja. A dokumentumokat nem szerepel az Office elvesznek leggyakrabban.
A szervezet csak egy beérkező dokumentumokat felvételi csatornát. Még ha a dokumentumok átvétele épül egy elosztott rendszerben (ld. „Methods a kommunikáció a külvilággal”), ez történik csak, hogy javítsa a sebesség dokumentumok feldolgozása. Minden ilyen megosztottság haladéktalanul tájékoztatást az iroda (lehetőleg on-line kommunikáció az irodában). Lehet úgy vélik, hogy az ilyen távoli helyeken nyilvántartási dokumentumok vannak felosztva irodában.
Hogy teljes legyen a kép munkafolyamat a vállalati dokumentumkezelő rendszer nem végződhet az elkövetők, azaz automatizálási rendszer munkafolyamat nem korlátozódhat csupán az irodában, és folytatni kell a dokumentumkezelő rendszerek, a szervezeti egységek.
Dokumentum típusok, osztályozás, valamint azok kapcsolata
Tekintsük a főbb felhasznált dokumentumok vállalati azok jellemzőit. Típusú dokumentumokat használt üzleti, sok (egyéni vállalkozások száma eléri a 500-600). Ugyanakkor, a szempontból a hivatal a főbb dokumentumok egy nagyon kis mennyiségű, azaz csak 3 faj:
• Bejövő. Ez a dokumentum, amely arra a cég a külső partnerekkel. A legtöbb beérkező dokumentumokat kell generálni a megfelelő kimenő és előre meghatározott időközönként. Az időzítés beállítása vagy rendelet előírásának adott válaszidő megfelelő bejövő dokumentumot, illetve a végrehajtás meghatározott időtartam közvetlenül a bejövő dokumentumot.
• Kimenő. A legtöbb kimenő dokumentumok választ szervezet a vonatkozó beérkező dokumentumokat. Néhány kimenő dokumentumok alapján készített belső vállalati dokumentumokat. A kis számú kimenő dokumentumok megkövetelheti kézhezvételét beérkező dokumentumok (például kéréseket harmadik fél szervezetek, mint például: „Kérem adjon igazolást ... akár ...”).
• Belső. Ezek a dokumentumok szervezésére a vállalkozás. Az iroda nem minden belső dokumentumokat és levelezést csak a legnagyobb szerkezeti megosztottság a vállalkozás (különösen, ha azok földrajzilag elkülönített), és a megrendelések a cég vezetése. Csak menj ki a hivatal belső dokumentumok, amelyek generálják kimenő. Különösen szerint az általános szabályok az eljárás az egyetlen módja annak, hogy küldjön egy lekérdezést írni vagy anyagokat a külső szervezet, hogy küldjön egy belső dokumentum az irodában, ahol átalakul egy kimenő és elküldte a szervezet.
Dokumentumok egyes fajoknál igen eltérőek lehetnek. Ez lehet levelek, megrendelések, utasításokat és körleveleket, stb Általában a dokumentum a vállalat érteni ezeket a megosztottság, és még detalizovannye (például, ha a levél szentelt mi - panaszok, javaslatok, észrevételek, stb.) Abból a szempontból, a hivatal ezt a felosztást meglehetősen érdektelen, még a belső teljes rendszerét nyilvántartás, ez feltétlenül szükséges. A továbbiakban csak az irodai dokumentum típusok figyelembe kell venni - a bejövő, belső és kimenő.
Először is, az összes dokumentumot áthaladó általános osztály egy egyedi sorszámot (esetleg az algoritmusok építésére szobák minden típusú dokumentumok). Sőt, minden papír, amely nem rendelkezik regisztrációs szám - ez csak papíron, nem a dokumentumot. A dokumentum egyáltalán ez a jelenlét, hogy egy regisztrációs számot.
Dokumentum attribútumok minden partner igen változatosak. Ugyanakkor lehetőség van arra, hogy jelöljenek ki egy teljes attribútumok, amelyek megtalálhatók szinte minden szervezet. Sőt, ezek a közös tulajdonságok némileg különböznek minden típusú irodai dokumentumok.
Általános dokumentum tulajdonságok
A főbb jellemzői irodai dokumentumok a következők:
1.Registratsionny számú dokumentummal. Ez a szám egyedileg lehetővé teszi, hogy olvassa el a dokumentum, amely már áthaladt az irodában. A szerkezet a regisztrációs szám eltérő lehet a kimenő, bejövő és belső dokumentumokat. A szerkezet a regisztrációs szám kerül meghatározásra minden szervezet teljesen önállóan.
2.Istochnik dokumentum (az ügyfél). Ez meghatározza, hogy a dokumentum nem érkezik. A bejövő dokumentumok egy harmadik szervezethez, belső és kimenő dokumentumok, vagy szétválás vagy egy adott személy a cég vezetése.
3.Otvetstvenny végrehajtó dokumentumot. Ez jelzi a vállalat alkalmazottai feladata a végrehajtás a jelen dokumentum, vagy aki kifejlesztette ezt a dokumentumot (kimenő és belső). Artist dokumentum mindig egy és csak egy. Néha szükség van olyan két szereplő eszköz (hosszú távú teljesítmény dokumentumok, ha változik a személyzet a vállalkozás).
4.Kod dokumentumot a nómenklatúra a vállalati üzleti. Ez az attribútum hozzárendel egy bizonyos tartományban szokásos kérdések eldöntendő most működését. A tartomány az esetek - ez a hivatalos lista a vállalati ügyek, amelyet előzetesen jóváhagyta egy bizonyos ideig (általában egy év). Korábban ezen a nómenklatúra meglehetősen statikus, korszerű körülmények között a nómenklatúra ügyek rendkívül dinamikus dokumentum, amely lehet frissíteni 1-4 alkalommal egy évben.
Attribútumok, típusától függően dokumentum
Továbbá, a dokumentumok rendelkezhet attribútumokkal, amelyek kifejezetten az ilyen típusú dokumentumot.
• Bejövő dokumentumok mellett az alapvető tulajdonságokat egy másik:
• Vezérlő végrehajtási időt. Ez az attribútum venni akár közvetlenül a bemeneti dokumentum (ha megadható), vagy a típus a beviteli dokumentum, amely meghatározza a feltételeket a választ kell adni bizonyos input dokumentumok (például a nyilatkozat az állampolgárok állampolgárság a Szovjetunió felül kell vizsgálni számított 6 hónapon belül a bejelentés napjától kérelmet a konzuli szakasz).
• ellenőrző személy. Általában az egyik első személy a vállalkozás, amely kijelöli az adott művész dokumentumot, és tegye a felbontás „A teljesítmény jelentés” Ez az attribútum kerül nem az összes bejövő dokumentumot, de csak a legfontosabb feladata. Nem üres érv teszi szükségessé abban az esetben a feldolgozást a dokumentum üzeneteket küldeni a folyosón a megfelelő dokumentum tárgyát.
• A belső dokumentumok mellett a szokásos attribútumok is több, a következő:
• Az egységek listája a társaság ellenőrzésre.
Kapcsolódó hírek: