Milyen szabályok levelezés e-mailben kell tudni a vezető és a beosztottjai
Almaz Zakirov
iznes edző jelölt filológiai tudományok
3. Fogalmazza a cél, hogy az üzeneteket.
Alapján a célja, válassza ki a megfelelő forma a történetet:
4. Ne hagyja a „Tárgy” mezőt.
Amikor fogadja a leveleket ne felejtsük el, hogy távolítsa el a Re a „Tárgy” oszlopban.
5. Vegye figyelembe az alábbi szerkezetet: jókívánságokat, majd fellebbezést, a többség, folytatása aláírás és elérhetőségét.
Minden betű kell részt venni a kötelező elemei írásbeli etikett. Akkor nem lehet lusta és hagyja egyes részein a szerkezet elfogadott, helyesen összeállított levél - jelzi a szakmaiság.
Bármely levél mindig kezdődik egy üdvözlő és a személyes kezelés (ha lehetséges). Lásd a másik fél nevét. Ez egy megnyilvánulása udvariassággal.
Még a legközelebbi lehetséges kollégákkal, akikkel gyakran kommunikál elektronikusan, mindenképpen használja a köszönés, legalábbis az első betű a nap.
Melyik írásjel kerül a kezelés után? Ha azt szeretnénk, hogy a levelet a mindennapi képességgel, nyugodtan vesszőt (a továbbiakban: írni egy új vonal, kisbetűvel), de ha azt szeretnénk, hogy hangsúlyozzák és formalitás, a felkiáltójel.
7. Kövesse az elv „Kya: rövid és tiszta!”
Az egyik alapvető szabályok az e-mailek - „Rengeteg információ - legalább a szavak.” Kifejezzék gondolataikat világosan (különösen), egymás után (prezentációs logika nagyon fontos!), Tömör és könnyen érthető.
Tanulj meg írni rövid mondatokat, használja őket könnyebb közvetíteni a szükséges információkat a hozzászólásaidat olvasó.
Ha a levél tartalmazza több kérdés így vagy célok, struktúrák, és egymástól elválasztva. A folyamatos stream a gondolat nehéz, hogy - kihagyhatja a fő kérdés.
Kövesse az „arany” szabály az e-mail - „lumpiness”: egy levelet - az egyik témát! Jobb, hogy küldjön több különálló betűk (mindegyik téma), mint egy nagy levél néhány független ötleteket.
8. Ne hordozza a informális kommunikáció az üzleti levelezés!
9. Ragaszkodjon világos szerkezet építése a fő szöveg a levél.
A levél szövege a leggyakrabban kell három részből áll:
- Az oka az írás a levelet (az ok, az alapja a készítmény a levél). Általános szabály, hogy ez része a rendkívül rövid;
- konzisztens leírását a téma;
- Összegezve: következtetések, javaslatok, kérések, döntések és mások.
10. A megjelenése a levelet kell a kényelmes észlelés.
Szét a szöveget bekezdésekre! Ideális francia ne haladja meg a 5-6 vonalakon. Minden logikai egység - egy külön bekezdést. Bekezdések jobb elválasztva egy üres sort.
Gyenge észlelt konglomerátuma különböző betűtípusok, kiemelve a szövegben, dőlt, aláhúzott, és színe. Válasszon betűtípust és a színt. Nagy betűméret és nagybetűket nem szabad használni, ha az írás teljes szavak. Ezt tartják az agresszió. Ha azt szeretnénk, hogy kiemelje gondoltam, jobb, hogy csak aláhúzott vagy félkövér. szín kiválasztása nem ajánlott levelezés nem mindig nyomtatott színes nyomtatók.
Felkiáltójelek szükségtelenül el kell kerülni, különösen a mondat végére fel több felkiáltójel.
11. Írja hozzáértő!
Kerülje kliséket, zsargon és misztikus szavak! Próbálja amennyire csak lehetséges, hogy írjon egyszerű, elérhető és világos.
Ne írjon az orosz nyelvű kiejtés a szavak és kifejezések, amelyeket általában csak írni latin betűkkel! Például a „VIP”, „IT” és mások.
A részleteket nem szükséges belefoglalni a levél szövegét, akkor jobb, ha csatolja külön fájlként. Ügyeljen arra, hogy írja be a betűket a szervezetben, hogy melyik fájlt befektetni, vagy a címzett észlelni, mint a spontán pótkocsik vírus.
Ne tegye a levelekben EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR fájlok - sok e-mail szerverek, hogy blokkolja azokat. Pack nagyméretű mellékletek archívumokban (zip, rar).
Soha befektetni neki mellékleteket vagy linkeket tartalom (nem bizonyított anti-vírus szoftver)!
13. Mindig jelentkezzen, és jelzi az elérhetőségét.
Ez annak a jele, a jó ízlés, ami azt jelzi, hogy a szakmaiság.
Egyes esetekben (a hosszú levelezés, illetve legközelebbi munkatársaival, akik fejből tudja az összes kapcsolatot), akkor egy rövid változata az aláírás. Például:
Üdvözlettel
Andrey Ryazantsev.
14. Utóirat ritkán használják az üzleti levelezés.
15. Tértivevény készül csak különleges esetekben.
16. Az a doboz „nagy jelentőségű” csak akkor, ha szükség van rá!
Ha a levél fontos információkat tartalmaz, hogy sürgősen figyelmet kell fordítani, említsd meg - helyezze annak fontosságát, hogy a „magas”. Ez kiemeli a betű a „Bejövő” mappában. De ne élj vissza ezt a funkciót, de hiába.
17. Mielőtt kattintson a „küldés”, vonja le a levelet.
Vajon minden világos, konkrét, rövid, de nincsenek nyelvtani hibák és a nem megfelelő információt? Helyesbítse a címzett adatait, ha jelezzük, és mások. Ellenőrizze a logika és a következetesség bemutatása.
18. Operatív (munkaidőben) válaszol a levél!
Amikor egy üzenetre válaszol menteni a csevegési előzményeket. Ne kezdje el a választ, mint egy új üzenet!
Reagálnak következetesen minden kérdésre.
Válaszol, ne feledkezzünk meg a „válasz mindenkinek” funkció, ez segít, hogy ne maradjon le egyetlen címzett.
Ha az Ön által kért dokumentumot, ez nem elég, ha válaszolni írni csak csatolni egy fájlt, győződjön meg róla, hogy írjon a szervezetben a levél jegyzeteket. Például: „küldök neked a kért információkat.”