Hogyan automatizálható a dokumentumkezelés, a vállalati
Hogyan automatizálható a dokumentumkezelés, a vállalati
Függ, hogy a dokumentum szervezett a vállalat hatékonyságától függ a vállalat egészének. Mivel az irányítás minőségét, és ezért a gazdasági hatékonyságot a vállalatok befolyásolják olyan tényezők, mint a hatékonyság és a minőség kialakulásának dokumentumok átvétele és továbbítása az információk, hatékony munkáját a referencia-és információs szolgáltatások, hatékony szervezése tárolását, visszakeresését és a dokumentumok felhasználása.
Alapvető követelmény az automatizált rendszer dokumentumkezelés - az a képesség, hogy csoportmunka személyzet, a használata a közös szabványok dokumentumok, nyilvántartási, besorolási az összes bejövő és kimenő dokumentumok és további útvonal, tárolása dokumentumgyűjtemények, megrendelések végrehajtás ellenőrzése és a megrendelések, és egyúttal része integrált információs rendszer.
Mint minden feladatot, a feladat létrehozása automatizált munkafolyamat-rendszer lehet a különböző megoldásokat.
A leggyakoribb kétféleképpen munkafolyamat automatizálása. Az első út-workflow megvalósított RDBMS és szerves része a gyári rendszert, illetve bizonyos területeken (a számviteli, értékesítési osztály, személyzeti osztály).
A második út - végrehajtásának dokumentumkezelő rendszer termékek alapján kifejezetten azokat a feladatokat, szervező csoportos munka, és a bevezetése automatikus képfelismerő dokumentumok, routing, munka e-mail és a hozzáférést a globális információs források, a hozzáférési jogok, stb Az ilyen rendszereket is lehet alkalmazni, mint önálló termékek.
Így munkafolyamat elengedhetetlen:
* Koherens képet, hogy mi történik a vállalati
* Jól összehangolt munkája valamennyi szervezeti egység
* Minőségének javítása ügyfélszolgálat
* Hatékony felhasználása az emberi, a kommunikáció, a befektetési és egyéb termelési források
A legfontosabb belső információáramlás között fennálló hierarchikus osztályok a szervezet és a kontroll (irányítás, osztályvezetők, szakemberek) összhangban a szerkezet a operatív irányítás.
Amikor létrehoz egy BOSS-referense rendszert választottuk a második utat, mert a nyilvánvaló előnyök szempontjából dolgozik dokumentumokat.
dokumentumkezelő rendszer által kifejlesztett különböző cégek, és nem hasonlít egymásra. Különbségek miatt a választás a fejlesztési eszközök, képességek egy adott platform, az ideológia építési rendszer.
Szoftverfejlesztés paraméterek függvénye, mint a dolgozó dokumentumok különböző formátumokban, hozzáférési szintek, az ergonómia és a skálázhatóság, a képesség, hogy az internet eléréséhez, stb
Egy másik példa. A modulban „Human Resource Management” által kialakított sorrendben új munkaerőt az adott helyzetben munkaerő. Workflow modul „kap” ebben a sorrendben lehetővé teszi, hogy áthaladjon az illetékes hatóságok, a felhasználóknak meg kell „támogatják” rendelni az elektronikus aláírás és a dokumentum hatályba lép. A rendszer lehetővé teszi, hogy automatikusan értesítést küldeni a közelgő határidők a megbízások és ellenőrzi azok végrehajtását.
Automatizált dokumentumkezelő rendszer tartalmazhat több különböző funkciójú, különösen, ha úgy tervezték, hogy annak érdekében, hogy megfeleljen a követelményeknek az ügyfél. De típusmegoldások fejlesztők származnak elve ésszerű hatékonysága és automatizálják a közös műveletek sikeresen alkalmazható bármely szervezet. Például egy tipikus dokumentumkezelő rendszer tartalmazhat automatizálása a következő funkciókat:
* Base parancsokat és utasításokat tárol belső szabályozási és adminisztratív információkat. Parancsokat és utasításokat elő az érintett szolgáltatásokat lehet kézjegyével az irányítási és átadott vizsgálati vagy végrehajtási tisztek.
* Ellenőrző megrendelések lehetővé teszi a munkaközösség-vezetők, hogy utasításokat a személyzet és ellenőrzi azok végrehajtását hatékonyan.
* Adatbázis külső kapcsolatok rendezett lefolytatására könyvtár partner szervezetek folytatott üzleti levelezés. Ezek a szervezetek lehetnek partnerek, ügyfelek, vevők, szállítók, a hatóságok és a menedzsment, az állami szervezetek. Azt is tárol információt a konkurens cégek. Minden szervezet biztosítja karbantartása listáját kapcsolattartó személyek, valamint a történelem minden kapcsolat. A felhasználó számára fontos tényező a könnyű regisztráció, a képesség, hogy multicast, valamint megalakult a megrendeléseket a kiválasztott dokumentumot.
* Adatbázis jogi dokumentumok tárolhatók és egyéb jogszabályi előírásoknak. A mintákat az ilyen dokumentumok (szerződések, számlák, kimutatások) állítjuk elő a személyzet érintett szolgáltatásokat és fel lehet használni a jövőben minden dolgozó.
Azonban megszerzése modell rendszer, emlékeztetni kell arra, hogy ez a megoldás soha nem zárja le a teljes spektrumát a vállalati munkafolyamatok feladatok: automatizálható csak a jellemző és nem mindig a fő jellemzője. Miután minden egyes dokumentum egy adott cég egy egyedülálló rendszer, amely sok tényezőtől függ. Ők a hagyomány, a bemutató a bennfentes információ, szubjektív és így tovább.
Ezért, ha azt szeretné, hogy a dokumentum menedzsment rendszer mindenben megfelel a követelményeknek, és a költségek ugyanakkor minimálisra csökkentették, vásárolni az első standard oldat, dolgozni vele, akkor együtt alkalmazottak összes üzleti egység képes lesz egyértelműen megfogalmazni milyen funkciókat kell kiegészíteni ezt a rendszert automatizált munkafolyamat szerves részévé vált a szervezet.