Elemzés az információáramlás, térfogat meghatározása munkafolyamat
A dokumentum áramlási bármely szervezet a következők információáramlás:
o bejövő dokumentumok (nyert kívül, más szervezetek);
o dokumentumokat, amelyek létre az intézményben.
o dokumentumok magasabb szintű intézmények (rendeletek, rendeletek, határozatok, irányelvek, rendeletek, levelek, stb), amely utasítások, magyarázatok és tájékoztatás;
o A dokumentumok alárendelt intézmények - az elsődleges tervezési, beszámolási, számviteli nyilvántartások és a különböző lekérdezések;
o dokumentumok az intézményen kívüli tájékoztatást a felbontás bizonyos kérdések vagy közös fellépés;
o forgalomban (javaslatok, panaszok, kérelmek) állampolgárok.
A dokumentumok szerint lehet osztályozni típusa:
o adminisztratív (rendeletek, határozatok, rendelkezések, instrukciók);
o elemzési adatok (levelek, jelentések, referencia, emlékeztetők, stb);
Ezen kívül az összes bejövő dokumentumot a tartalmi oszthatók kezdeményezés (amely viszont vannak osztva azok, amelyek megkövetelik a válasz, vagy futásidejű, és elküldte az információkat), és írásban választ, azaz a dokumentumok válaszként kapott a létesítmény kérésére.
Pontosan ki kell átadása vagy más dokumentum meghatározza szervizhez vagy a titkár az előzetes vizsgálati szakasz.
Létrehozott dokumentumokat a telephely két csoportra oszthatók:
o belső, létrehozott igényeit az intézmény, a funkció csak annak keretein belül;
o kiadási hogy létrehozása után említett más intézmények.
Belső dokumentumok általában nem küldi el. Ugyanakkor, figyelemmel a területi széttagoltság szerkezeti egységek vagy a létező kirendeltségek, amelyek küldött és belső dokumentumok, mint például a közigazgatási, a belső dokumentumokhoz is meg kell adni az indulás szakaszában.
Minden dokumentum által az intézmény, felosztva proaktív (megfogalmazni, hogy igényeinek kielégítésére az intézmény vagy tervezett feladatok végrehajtásához magasabb szervek), valamint elő válaszként érkező kérésekre.
Így az intézmények dokumentumaihoz lehet tanulmányozni az információáramlás. És minden áramlási járat egyes jellemzői és a feldolgozás.
Definiálása dokumentum kötet
A térfogatot intézmény által meghatározott dokumentum minden információ áramlás egy bizonyos ideig - általában egy év. Ezen túlmenően, minden egyes dokumentum csak egyszer kerül beszámításra. Javasoljuk, hogy külön-külön számolja eredeti dokumentumok és a másolatok.
Bejövő és kimenő dokumentumok figyelembe veszik a szakaszában fogadására és küldésére, levelezés (Expedition, titkár). Belső dokumentumok megszámoljuk a bejegyzés helye vagy képzést. Minden belső dokumentumok is nyilvántartásba vételének (feljegyzések, igazolások, nyilatkozatok, stb.) Megvitatása ezeket a dokumentumokat lehet végezni nem csak irodai szolgáltatás, hanem más szerkezeti egységek, mint például a kiszolgáló személyzet, számviteli, Tudományos és Műszaki Információs Osztály, stb
Szaporított példányok külön számoljuk a másolás rozmnozhuvalnomu iroda gépelés medence, a szolgáltatás az automatikus dokumentumok elkészítése. Ha ezt használják használják a szervezet a számviteli rendszerben.
Számlálást végeztek a bemeneti regisztrációs űrlapokat, belső (általában fajok) és a kimeneti dokumentumokat. Annak érdekében, hogy pontosabban meghatározzák a kötet dokumentum figyelembe kell venni, és dokumentumokat, amelyek nem tartoznak a regisztráció, valamint a feldolgozáshoz szükséges egy bizonyos ideig. Ezt meg lehet tenni regiszterek bejövő leveleket (ld. Melléklet 45. pontja).
dokumentum számviteli lehetővé teszi:
o számítás a rendszeres számú irodai személyzet;
o hatékonyságának meghatározásában gépesítése és automatizálása nyilvántartási folyamatok
o meghatározó, mennyire elfoglalt irodai alkalmazottak, valamint a szerkezeti egységek és az egyes művészek dolgozik dokumentumokat.
A számítás gyakorisága dokumentum meghatározza a munkafolyamat szolgáltatás. A nagy intézmények teszik ki a havi dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy meghatározza a időszakai legintenzívebb munkát. Számlálás is végezhető negyedévente. a dokumentumok száma célszerű számolni az év a kisebb intézményekben. Összesítések számviteli bizonylatot készít egy ilyen igazolást:
Forma referencia dokumentum a beadott mennyiség, mint a sablon a számítógép memóriájában, és nyomtassa ki, ahányszor csak szükséges.