Bejövő e-mail, cikk, magazin „a titkár-book és irodavezető”
Az ebből az anyagból tanulni fog:
- milyen dokumentumok bejövő leveleket a szervezet;
- munkavégzési szabályokat a beérkező leveleket;
- vonatkozó követelményeket bejövő kommunikációt;
- hogyan lehet regisztrálni a beérkező leveleket.
Bejövő e-mail szervezet
A bejövő posta tekinthető a szervezet bármely dokumentum vagy levélben nyilvánított bármilyen módon a szervezet. Ebben az időben, három fő módja nyilvánított bejövő mail: hagyományos postai úton, futárral vagy formában egy e-mailt. Mielőtt a feldolgozni a bejövő üzeneteket, tisztában kell lennie, hogy milyen papírokat van dolga. Bejövő e-maileket lehet besorolni tartalom:
- leveleiben semmilyen követelményt, kérés, javaslat, panasz, azaz A levél azt kéri, hogy nincs szükség fellépés vagy a döntéshozatalban;
- betű a válaszokat a kezdeményezést dokumentumokat;
- információkat és referencia levél.
Olvassa el az elektronikus folyóirat téma
Kezelésére vonatkozó szabályok bejövő levelek
Munkavégzési szabályokat a beérkező leveleket tartalmaz több szakaszban történik:
- részesülő levelezés;
- válogatás;
- mail regisztrációt;
- szállítmányozási dokumentumok a szervezet vezetői döntésekhez;
- az irányt a végrehajtás dokumentumok;
- végrehajtása dokumentumok
- szervezet az ellenőrzés végrehajtásának dokumentumok
- kialakulását végrehajtott iratok.
A folyamat a dolgozó bejövő levelezés, valamint minden egyéb üzleti folyamat, amellett, hogy az alkotó elemek leírásához szükséges vagy szabályozza a termelési tevékenység a résztvevők. Minden résztvevő a folyamat jellemzi egy bizonyos szerepet. Ebben az esetben a szerepe lehet a következőképpen oszlik meg:
Leader - a vezetője a szervezet vagy részleg. Megtekintése A kapott újságjában nevét és döntéseket hozni őket. A jövőben végrehajtását becsléseket.
Felelős személy - egy alkalmazott, állásfoglalásában említett fej (meghatalmazott személy) a „felelős vállalkozó”. Dokumentumot fogad a további végrehajtás, szervezi a végrehajtás és szóló jelentést.
Controller - munkavállaló, aki szánt útmutatást kell az ellenőrzés végrehajtását. Szintén az ő feladatai közé eltávolítása a kontroll és befejezését.
Secretary - titkár a fejét. Kap levelezést és felelős annak osztályozás, a regisztráció és kiürülését. Szintén hozzájárul a regisztrációs űrlap információit mozgását dokumentumok a szervezeten belül. Ha van egy szolgáltató szervezet DOW ezeket a funkciókat látja el a jegyző.
Követelmények a bejövő levelekhez
A fő követelmény a beérkező leveleket - bármilyen fontos a szervezet a dokumentum kötelező regisztráció. Emellett vannak olyan esetek, amikor ugyanaz a betű megkettőződik, és szállítják a szervezet sokféle módon. Szükséges, hogy figyelemmel kísérjük az ilyen pillanatokban, további félreértések elkerülése érdekében az újbóli nyilvántartásba vétele ugyanabban a levélben. Azonosítása párhuzamos dokumentumokat a levél, amely csak később, mivel a szám az első fokon. Ebből arra lehet következtetni a második követelmény - mindegyik papír üzleti rögzítik a szervezet egyszerre.
A harmadik követelmény - minden bejövő dokumentumot kell egy egyedi bejegyzés száma. Ez a szabály nem kevésbé fontos, mint a második. Ezzel elkerülhető, hogy a helyzet, amikor egy dokumentumot a hibát nem kell figyelembe venni, amely okozhat a sok bajt.
Top cikkek
Regisztráció bejövő levelezés
Regisztráció bejövő levelezés van rendelve a személyzet óvodai szolgáltatások, valamint ezek hiányában - a titkár. Regisztráció jár belépő írni az adatokat a regisztrációs űrlapot (log bejövő levelezés), amelyet később vezethető nem csak a mozgás a dokumentum a szervezeten belül, hanem a végrehajtás során.
A regisztrációhoz a beérkező levelek használat:
- papír média (folyóirat részben vagy ellenőrzési dokumentáció regisztrációs kártyák);
- e-zine (DMS vagy MS Excel).
A regisztráció során egy standard meghatározott részletek, mely tartalmazza:
Ha a levél érkezik elektronikus formában, ez egyszerűen kapcsolódik az elektronikus napló bejegyzés. Ha a regisztrációs végzik nyomtatott formában, az elektronikus nyomtatandó fájlt.
A regisztráció után meg kell letenni a levél lepecsételt „bejegyzett” (vagy a megfelelő címke) a jobb alsó sarokban a levél, valamint a neve, az átvétel napját és a nyilvántartási szám egy részét.
Meg kell jegyezni, hogy a jelenlegi EDS lehetővé teszi, hogy automatikusan ellenőrizze a bejövő e-maileket. Továbbá, az automatikus regisztráció történik, ha a szervezet és vállalat-feladó ugyanazt EDS.
mellékletek
- Napló beérkező dokumentumok (alkalmazás) .doc
- Job Description kihordó kezelése levelezés (iparági) (üres) .doc
- Utasítás az irodai munka (részlet). dokumentum Szervezet (üres) .doc
Csak előfizetőknek
- Hajónapló bejövő levelek (minta) .doc
- Job Description kihordó kezelése levelezés (iparági) (minta) .doc
- Utasítás az irodai munka (részlet). dokumentum Szervezet (minta) .doc
Közlemények a jövőbeli számok