A vezetői levél (minta)
A vezetői levél - a dokumentum, amely szerves részét képezi az üzleti kommunikáció. Leggyakrabban ez által továbbított e-mail és szolgálja az információcsere egy speciális módon.
alapfogalmak
Üzleti levelezés szükséges foglalkozni a különböző gazdasági és termelési problémák. Segítségével a vállalkozások és szervezetek kommunikálnak a külső környezet: partnerei, ügyfelei vagy a kormányzati szervek. Általában használják erre a vezetői levélben.
Ez általában nevezik egy írásos dokumentum, amely lehet:
Típusú üzleti levelek
Attól függően, hogy az információ, amely a hivatalos levelet, akkor:
A célja az iratok az összekötő a szervezetek vagy szervek.
Összeállítása azzal levél
Kérdésekben az együttműködés néha vannak olyan helyzetek, amikor az egyik fél, bármilyen okból nem teljesíti a kötelezettségeit. Ebben az esetben az első partner küld egy levelet a megfelelője. Ebben, azt általában bemutatja javaslatokat megszüntetése megsértése a törvényes jogait. Ez a hivatalos levelet. A mintát egy ilyen dokumentum, akkor létre önkényesen. Ebben az esetben a következő pontokat kell figyelembe venni:
- Az írás stílusa legyen a hivatalos üzleti a telepítést a partnerség.
- A lényege az az állítás, hogy kell kifejezni nagyon világosan.
- Az előadás során az információt működtetéséhez szükséges meggyőzően konkrét tényeket.
A panasz levelet kell tartalmaznia:
Különös figyelmet kell fordítani, hogy a szolgáltatás épül fel a levelet. A mintát úgy kell kialakítani, hogy az elkövető nem érzékelik, mint egy fenyegetés. Nem szabad elfelejteni, hogy ez csak egy emlékeztető igényes a törvénynek megfelelően.
tervezési szabályok
Különös figyelmet kell fordítani a tervezési menedzsment leveleket. A törvény azonban nem ír elő, hogy minden szigorú szabályok és előírások.
Ennek ellenére, a következő szempontokat kell figyelembe venni kötelezővé az ilyen készítmények dokumentumokat:
1. Bármely hivatalos levelet kell írni a formában. Azt, hogy szakértői által kidolgozott előre az iroda- és jóváhagyott megrendelést az igazgató.
2. A dokumentumnak tartalmaznia kell bizonyos részleteket:
2.1. Információ a címzett és a feladó.
2.2. Hivatkozási szám és a dátum, az e levél. Szükség van a regisztráció.
2.5. Információk a jelenléte olyan alkalmazások nevüket és számokat.
2.6. Információ aláíró személy a dokumentum (pozíció és név).
3. A levélben olvasható csak egy kérdés. Miután több bonyolítja a választott művész.
4. Az információkat kell meghatározott nagyon röviden, de egyértelmű. Kívánatos, hogy a szöveg nem több, mint két oldalon.
5. A megfelelő adja részleteit a kedvezményezett. Ha beszélünk a szervezet, meg kell felelnie az alábbi sorrendben:
5.1. A társaság neve (az alanyeset).
5.2. A szerkezeti egység (ha szükséges).
5.4. Kézjegyével.
Figyelembe véve ezeket a tényezőket, a tervezés vezetői levelek, elvileg nem lesz nehéz.
Az, hogy a prezentáció
Ahhoz, hogy a dokumentumot már össze rendesen, akkor figyelembe kell venni az adott sorrendben kell az információ benne. Például mondhatjuk azt a lehetőséget, hogyan kell írni egy hivatalos levélben választ. Először azt kell megjegyezni, hogy a szabályok szerint az etikett, szükséges, hogy válaszoljon az információs napon belül a kézhezvételt. Ha beszélünk az e-mail üzenetet, az optimális idő nem több, mint két órán keresztül. Abban az esetben, ha betartják az ilyen szabályok nem lehetséges, akkor jobb, hogy küldjön egy üzenetet, hogy a partnere.
A levélben is, sőt, az alábbi két részből áll:
- Bevezetés. A feladó állítja a témát, az oka és alapja az írást. Akkor nézze meg a szabályok, amelyek a törvény által az alapja, amely választ. Ezen kívül, meg kell figyelni, hogy bizonyos pontokat illetően ez a helyzet. Ők segítenek, hogy felfedje a lényege annak a kérdésnek.
- Összefoglaló. Ez a rész célja elmagyarázza és meggyőző. A szöveg legyen tömör, világos és tömör, és megjelöli azokat a tényeket - bizonyított és objektív. Ha szükséges, akkor lehet megerősíteni, valós számok.
akció eljárás
Szerkesztési hivatalos levelek a felelőssége titkárok, titkárnők, vagy más alkalmazottak, akik osztották ki ezeket a feladatokat. Elfogadott, a munkára, meg kell felelniük a tetteikért sorrendben. A folyamat ilyen dokumentum általában átmegy a következő lépéseket:
- Gondos körülményeinek vizsgálatát az ügyben. Meg kell teljesen ellenőrizni a helyzetet annak érdekében, hogy értékelje a lehetséges megoldásokat.
- Összeállítása a tervezet levelet. Meg kell figyelembe venni az összes követelményeket a fenti.
- Összehangolása az előkészített szöveget. Néha szükség van, hogy módosítsa a megjegyzések fényében a fejét. Ő lehet, hogy néhány pontosítás és magyarázatok a témában.
- Jóváhagyása a felettesével.
- Véglegesítése és aláírása a dokumentumot.
- Regisztráció leveleket.
- E-mail küldése a címzettnek.
kötelező előírások
A hely egy hivatalos levelet, akkor figyelembe kell venni, hogy az első oldalon a szükségszerűen nyomtatott egy speciális formája. A többit, akkor rendszeresen tiszta A4. Itt meg kell jegyezni, hogy a nagyon szövegmező a határok: felső és alsó 2 cm, a bal - 3,5 cm, jobb - 1 cm. Nem szükséges, hogy megtörjük a szabványos méretű, hogy illeszkedjen az információt egy oldalon. Sokkal jobb, hogy tartsa be a szabályokat és egyszerűen egy kiegészítő oldalt.
Írja be a szöveget is kell a szabályok szerint:
1. A nyomtatáshoz használni a standard betűtípus Times New Roman. További lehetőségek jobb, ha nem kell alkalmazni.
2. Betűméretek is szabályozza:
- a fő szöveg - 14;
- próbaoldalakat, és egy jel a teljesítmény - 12.
3. Gyakorlat részletek is fellépett szabályoknak megfelelően:
- közötti térköz vonalak - 1;
- szövegigazítást készül „width”;
- átutalások kerülnek automatikusan;
- A távolság a fejléc és a sorozatszám 2 sorköz, és ez a fő szöveg - 3.
Ezeknek a szabványoknak a kötelező rendben végrehajtsa a megfelelő betűk a cél.
Hely részletei
- Ahhoz, hogy egyesítse a folyamat magától nyilvántartási hivatal (üzleti) betűkkel.
- Legyen képes előre központilag készít formanyomtatványokat, csökkentve annak szükségességét, hogy végezze el a munkát kézzel.
- Megkönnyítése és lerövidítik a vizuális információszerzés.
- Kiterjed a feldolgozási képességeit betűk segítségével a számítógépek és egyéb felszerelések.
Tehát a hagyományos üzleti levél használ 30 standard részleteket, amelyek székhelye tizenegy kötelező területeken:
Forgalomba adatok bizonyos ágazatokban lehetővé teszi a szakemberek, hogy jobban navigálni a dokumentumot, és a hétköznapi felhasználók számára megkönnyíti a folyamatot annak előállítására.
alapvető követelmények
Egyes vezetők tévesen úgy vélik, hogy az üzleti levelezés végezhető önkényesen nélkül követi az olyan szabályokat és előírásokat. De a szakértők, akik felelősek érte, tudnia kell, hogy az alapvető követelményeket a hivatalos levél:
Ezek a követelmények a gyakorlatban segít fenntartani dokumentum menedzsment a vállalat.
